Save the date: Bijzondere Algemene Leden Vergadering inzake fusie
In de vorige UP-date (nr 8) betreffende het fusietraject hebben we aangegeven dat we wat vertraging opgelopen hadden opgelopen m.b.t. het traject met de notaris. Vanuit het bestuur zijn wij verheugd dat we nu een volgende stap kunnen gaan zetten in het fusietraject: een besluit nemen over het Voorstel tot fusie.
Daarom willen we je graag uitnodigen voor de:
Bijzondere Algemene Leden Vergadering (BALV)
- Wanneer: maandag 4 november 2024, aanvang 20:30 uur
- Locatie: Maarschalkerweerd (in de U-steck)
Agenda
Op de agenda staat slechts één agendapunt, namelijkh het Besluit Voorstel tot Fusie. Leden kunnen ‘voor’ of ’tegen’ stemmen of zich ‘onthouden’ van stemming. Als dit voorstel wordt aangenomen gaan AV Phoenix en U-Track op 1 januari 2025 verder als éen vereniging: Utrecht Atletiek.
Procedure
- Om zo’n besluit te nemen stellen de statuten (zowel die van AV Phoenix als U-Track) dat er tenminste 2/3e van de leden van de vereniging aanwezig moeten zijn of vertegenwoordigd moeten zijn. Dat betekent dat per vereniging ongeveer 400 leden aanwezig moeten zijn. De kans is niet heel groot dat dit gebeurt. In zo’n situatie kan er dan geen besluit genomen worden. De procedure volgens de statuten is dan dat er op dat moment een nieuwe BALV wordt uitgeschreven. De datum hiervan zal, in dat geval, op 4 november als ook dezelfde avond definitief in een UP-date worden aangekondigd. Wij adviseren onze leden om donderdagavond 21 november 2024 vrij te houden.
- Het fusievoorstel is één geheel, er kan niet over delen van het voorstel gestemd worden.
- Leden kunnen ‘voor’ of ’tegen’ stemmen of zich ‘onthouden’ van stemming. Het besluit tot fusie behoeft ten minste 2/3e van de uitgebrachte stemmen.
- Een stemgerechtigd lid kan voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. Het afgeven van een volmacht gebeurt door middel van een ingevuld volmachtbewijs.
- Stemrecht hebben Phoenix-leden vanaf 14 jaar en ouder en U-Track-leden van 15 jaar en ouder. Voor leden die jonger zijn, kan de wettige vertegenwoordiger als stemgerechtigde optreden.
Bijlagen
- Voorstel tot Fusie d.d. 3 oktober 2024 (voetnoot: vanwege privacy-redenen zijn bepaalde prive-gegevens van bestuursleden zwart gemaakt. Indien je het originele document toch wilt inzien dan kan dat bij de secretaris. Het origineel zal ook ter inzage liggen bij de BALV.
- Statuten van de nieuwe vereniging (is onderdeel van bijlage I). Hiernaar wordt in het voorstel verwezen. Bij het opstellen van de statuten zijn de modelstatuten van de atletiek Unie als uitgangspunt genomen.
- Volmachtbewijs voor BALV 4 november 2024
- Ter informatie is ook de eerder verstrekte informatie over de fusie tussen AV Phoenix en U-Track als bijlage toegevoegd. Op de laatste pagina staat een overzicht van de aanpassingen t.o.v. de versie van de eerder gedeelde versie. Aan deze informatie kunnen geen rechten wordt ontleend.
Bijlage I: Getekend Fusievoorstel Bijlage II: Statuten
Bijlage III: Volmacht BALV Bijlage IV: Informatie Fusie Voorstel
Mochten er vragen zijn over de fusie in het algemeen, vraag het Karola via [email protected], [email protected] of per telefoon: 06-13169375.
Met sportieve groet,
Het bestuur van AV Phoenix en U-Track
