Huishoudelijk Reglement van de Atletiekvereniging Phoenix

Dit is het Huishoudelijk Reglement van de Atletiekvereniging Phoenix, opgericht d.d. 4 december 1959, en vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering d.d. 13 november 2002.

Artikel 1. Lidmaatschap

1.1 Inschrijving

Het lidmaatschap wordt schriftelijk aangevraagd bij de ledenadministratie door middel van het invullen en inleveren van het inschrijfformulier. De ‘coördinator nieuwe leden’ vangt deze nieuwe leden op en verstrekt de inschrijfformulieren aan de nieuwe leden. Dit kan ook aan de trainers worden gedelegeerd. Voordat iemand tot inschrijving overgaat, mag hij of zij voor een kennismakingsperiode van de duur van 4 weken kosteloos meetrainen.

1.2 Contributieregelingen

a. De jaarlijkse contributie kan worden voldaan per kwartaal, half of heel jaar.
b. Er zijn drie tariefgroepen voor de betaling van de contributie:

Pupillen
Junioren CD
Senioren en junioren AB / veteranen

c. De volgende kortingsregelingen zijn van toepassing:

Studenten betalen contributie conform het juniorentarief indien zij een kopie studentenkaart tonen en gebruik maken van een automatische incasso;
U-pashouders krijgen 50% korting op de contributie, bij opgave van het U-pasnummer;
Gezinskorting is van toepassing vanaf het derde gezinslid: het derde en opvolgende gezinslid betaalt de helft van de contributie. Hierbij geldt dat dit de ‘laagste contributie’ betreft (in de situatie ‘vader+moeder+kind’ geldt de korting voor het kind);
Tijdelijke onderbreking aan trainingen: zwangeren, lang geblesseerden of mensen die een anderszins goede reden hebben waarom ze langere tijd (meer dan 1 kwartaal) niet mee kunnen trainen, kunnen in overleg met de ledenadministratie het speciale administratieve tarief aanvragen. Hiervoor blijft iemand ingeschreven bij de vereniging en ontvangt hij of zij het clubblad.

Artikel 2. Algemene Ledenvergadering (ALV)

Ter aanvulling op de artikelen 16 t/m 19 van de Statuten d.d. 7 februari 1980

2.1 Agenda van de Algemene Ledenvergadering

Bij de aankondiging van een Algemene Ledenvergadering, worden de leden in kennis gesteld van de agenda. Leden kunnen tot maximaal 3 dagen van tevoren verzoeken tot agendawijzigingen indienen. Bij het vaststellen van de agenda tijdens de vergadering, beslist de vergadering over het al dan niet wijzigen van de agenda.

2.2 Stemming over specifieke onderwerpen

a. Wanneer stemming moet plaatsvinden over onderwerpen van fundamentele aard voor de vereniging, kan het bestuur, indien het dit nodig acht, een quorum instellen.

b. Het quorum bestaat uit 1/3 van het totaal aantal stemgerechtigde leden. Dit aantal leden dient aanwezig te zijn op de Algemene Ledenvergadering om het betreffende voorstel in stemming te kunnen brengen. Het bestuur kan een ander quorum vaststellen, wanneer het bestuur dit nodig acht. Wanneer het quorum niet wordt bereikt, kan een tweede vergadering binnen 4 weken bij elkaar worden geroepen, waarbij het betreffende voorstel in stemming kan worden gebracht ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigden.

c. Leeftijd: stemrecht hebben leden van 14 jaar en ouder. Voor leden die nog geen 14 jaar zijn, kan de wettige vertegenwoordiger als stemgerechtigde optreden.

d. Volmachten: een stemgerechtigd lid kan slechts voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. Het afgeven van een volmacht gebeurt door middel van een volmachtbewijs. Deze worden in het clubblad afgedrukt of naar de leden toegestuurd.

e. Meerderheid: Voor het aannemen van een voorstel dient de meerderheid uit ten minste 2/3 van de uit te brengen stemmen te bestaan om te worden aangenomen. Het bestuur kan hiervan afwijken indien het bestuur dit nodig acht. Voor de uit te brengen stemmen tellen mee: de aanwezige stemgerechtigden (inclusief de leden die zich onthouden van stemming) en de volmachten.

Artikel 3. Taken bestuur

In aanvulling op de artikelen 11 t/m 15 van de Statuten d.d. 7 februari 1980

3.1 Taakomschrijving Bestuur

Verantwoordelijkheden

Het ontwikkelen en bewaken van het verenigingsbeleid, zodanig dat het bijdraagt aan het algemene doel, dat statutair is vastgelegd. De uitvoering van het beleid wordt gedaan door de diverse commissies.
Het beheren van de financiën van de vereniging (begroting en verslaglegging) met het oog op continuïteit.
Het coördineren van de activiteiten van de commissies en controleren van de kwaliteit en de voortgang.

Functies

Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Algemeen bestuurslid (aantal vast te stellen door bestuur)

Elk van de algemene bestuursleden is vast contactpersoon voor één of meer commissies.

3.2 Voorzitter

Verantwoordelijkheden

De voorzitter geeft leiding aan het bestuur en zit de vergaderingen voor. De voorzitter bewaakt de uitvoering van de bestuursbesluiten door de bestuursleden. Hij/zij legt verantwoording af aan de leden over de wijze van uitvoering van besluiten en het beleid. De voorzitter heeft toegang tot alle vergaderingen binnen de vereniging met uitzondering van die van de kascommissie als bedoeld in de statuten artikel 15 lid 3.

De voorzitter behartigt de belangen van de vereniging en onderhoudt de externe contacten met:

de andere Utrechtse Atletiekverenigingen via deelname aan het voorzittersoverleg;
de gemeente Utrecht over algemene atletiekbelangen;
overige externe belangenverenigingen.

3.3 Secretaris

Verantwoordelijkheden

De secretaris is verantwoordelijk voor de gehele administratie van de vereniging. De ledenadministratie is hierbij ondergebracht bij een aparte functionaris als bedoeld in artikel 4.2. De secretaris is specifiek verantwoordelijk voor de verslaglegging en de in- en externe correspondentie van de vereniging.

Taken

Voorbereiden, bijwonen, verslagleggen van de bestuursvergaderingen (incl. verspreiding van verslagen)
Verzorgen van het jaarverslag van de vereniging
Voorbereiden, bijwonen en verslagleggen van de algemene ledenvergaderingen.
Behandelen van externe correspondentie en doorgeven informatie aan interne betrokkenen.
Verzorgen van interne (informatie naar de leden) en externe (correspondentie KNAU, VSU, etc.) communicatie

3.4 Penningmeester

Verantwoordelijkheden

De penningmeester is verantwoordelijk voor de uitvoering van het financieel beleid, dat door het bestuur is vastgesteld en door de ALV is geaccordeerd.

Taken

Voorbereiden en bijwonen van de bestuursvergadering
Opmaken financieel jaarverslag
Opstellen voorstel nieuwe begroting
Rekeningen controleren en betalen (inclusief verzorgen trainersvergoeding)
Versturen van facturen
(Jeugd)subsidies aanvragen en verantwoorden
Bewaking contributie-inning
Bewaken begrotingen commissies
Bewaken verzekeringspakket en afhandelen fiscale zaken

3.5 Bestuursleden algemeen

Verantwoordelijkheden

Bestuursleden algemeen zijn aanspreekpunt voor één of meer commissies of functionarissen. Aan het begin van elk bestuursjaar wordt de verdeling van de commissies en functionarissen afgesproken en wordt hierover informatie gegeven aan de leden.

Daarnaast zijn de bestuursleden algemeen verantwoordelijk voor een aantal zogenaamde ‘projecten’. Deze projecten worden aan het begin van of gedurende het jaar vastgesteld en dragen bij aan de verenigingsdoelen.

Taken

Voorbereiden en bijwonen van de bestuursvergadering
Zich op de hoogte houden van de actuele ontwikkelingen en activiteiten van de betreffende commissies
Verslag doen van de relevante ontwikkelingen en activiteiten van de commissies in het bestuur
Terugkoppelen van relevante zaken die in de bestuursvergadering besproken zijn naar de betreffende commissie
Informatie verzamelen en voorstellen doen ten aanzien van de afgesproken ‘projecten’
Zorgen voor realisatie van de projecten binnen de afgesproken tijd

Artikel 4. Functies binnen de vereniging

4.1 Functieomschrijvingen

Binnen de vereniging is een aantal personen belast met specifieke functies, zonder dat zij daarvoor zitting hoeven te hebben in het bestuur. Zij worden benoemd door het bestuur en zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en de ALV. Daarnaast leveren zij een bijdrage aan het jaarverslag. Het betreft de volgende functies:

Ledenadministrateur
Vrijwilligerscoördinator
Trainingscoördinator senioren
Trainingscoördinator jeugd
Wedstrijdsecretariaat senioren
Wedstrijdsecretariaat jeugd
Coördinator nieuwe leden

4.2 Ledenadministratie

Verantwoordelijkheden

Degene die de ledenadministratie verzorgt, draagt zorg voor ledenregistratie en contributie-inning, alsmede correspondentie met de KNAU met betrekking tot de leden.

Taken

Mutaties ledengegevens bijhouden
Opvoeren nieuwe leden aan de hand van inschrijfformulieren
Afvoeren ex-leden, in ieder geval vóór 1 december bij de KNAU
Aanvragen wedstrijdlicenties bij de KNAU
Alle mutaties van leden melden aan de KNAU
Voor 1 december wedstrijdlicenties eventueel opzeggen bij de KNAU
Halfjaarlijkse verzending van acceptgiro’s
Per kwartaal regelen van contributie per incasso
Verwerking van binnenkomende contributie
Versturen van aanmaningen
Vorderingen met betrekking tot U-pas en studentenkortingen verzorgen
Periodieke aanlevering aan clubblad van: verjaardagen, nieuwe leden en adreslabels
Verzorging van ledenlijsten
Controle van ledengegevens competitieploegen met KNAU-ledenlijst

4.3 Vrijwilligerscoördinator

Verantwoordelijkheden

Initiëren van het vrijwilligersbeleid en in overleg met het bestuur vaststellen van dit beleid
Coördineren (en deels uitvoeren) van de uit het beleid voortvloeiende activiteiten. De uitvoering wordt grotendeels door commissies (of door derden) gedaan.

Taken

Ontwikkelen van vrijwilligerbeleid voor de totale vereniging
(Coördineren van het) werven en plaatsen van vrijwilligers
Coördineren van de deskundigheidsbevordering van vrijwilligers
Coördineren van de ondersteuning en begeleiding van vrijwilligers
Coördineren en begeleiden van het maken van afspraken met vrijwilligers

4.4 Trainingscoördinator senioren

Verantwoordelijkheden

De trainingscoördinator senioren is verantwoordelijk voor de organisatorische aspecten van de trainingen in nauwe samenwerking met de trainers en het bestuur. De trainingscoördinator is niet verantwoordelijk voor de technische en inhoudelijke aspecten van de trainingen.

Taken

Contacten met trainers over:

accommodatie;
- materiaal;
- trainingstijden;
- trainingsprogramma;
- samenstelling competitieploegen;
- atleten die bij meerdere trainers trainen;
- doorgeven en bespreken van wensen en/of problemen van atleten;
Voeren van een jaarlijks evaluatiegesprek per trainer;
Organiseren van trainersoverleggen;
Contacten met atleten over de wensen en tevredenheid over de trainingen op alle gebied;
Op de hoogte houden van atleten over veranderingen met betrekking tot de trainingen;
Contact houden met de trainingscoördinator jeugd over doorstromende jeugdatleten;
Lidmaatschap van de technische commissie voor overleg over accommodatie, materiaal, cursussen en de samenstelling van de competitieploegen;
Minimaal één keer per zomer- en winterseizoen overleg met het bestuur omtrent de gang van zaken bij de trainingen;
Daarnaast is er zoveel contact met het bestuur als noodzakelijk.

4.5 Trainingscoördinator jeugd

Verantwoordelijkheden

De trainingscoördinator jeugd is als zelfstandige functionaris bij AV Phoenix verantwoordelijk voor de organisatorische aspecten van de trainingen in nauwe samenwerking met de trainers en het bestuur. De trainingscoördinator is niet verantwoordelijk voor de technische en inhoudelijke aspecten van de trainingen.

Taken

Contacten met de trainers over (al dan niet in de vorm van een trainersoverleg):

accommodatie
- materiaal
- trainingstijden
- trainingsprogramma
samenstelling competitieploegen
doorstroombeleid van atleten
- Voeren van een jaarlijks evaluatiegesprek per trainer, inventarisatie cursusbehoefte;
- Overleg met de TC over accommodatie, materiaal en cursussen.

4.6 Wedstrijdsecretaris senioren en junioren A/B

Verantwoordelijkheden

De wedstrijdsecretaris senioren is verantwoordelijk voor:

atleten (voor-)inschrijven voor wedstrijden + competities;
atleten voorzien van informatie over wedstrijden;
beheren wedstrijdrekening.

Taken

Atleten inschrijven voor wedstrijden en competities
Wedstrijdinformatie opvragen en doorgeven aan de atleten
Wedstrijdkalender maken voor clubblad
Wedstrijdboeken bestellen en baanboekjes verkopen en afboeken van de wedstrijdrekening
Wedstrijdsecretaris jeugd van informatie en betaalkaarten voorzien
Wedstrijdlicentie-aanvragen aan de ledenadministratie doorgeven en betalen
Wedstrijdrekening beheren:
- clubs betalen
- saldo van atleten bijhouden + hen attenderen op betalen
Lid van de technische commissie (TC): deelname aan vergaderingen

4.7 Wedstrijdsecretaris jeugd (t/m junioren C)

Verantwoordelijkheden

De wedstrijdsecretaris jeugd is verantwoordelijk voor:

juist, tijdig en volledig aanmelden van deelnemers aan wedstrijden;
aanmelden van competitieteams (via wedstrijdsecretaris senioren).

Taken

Selecteren van KNAU-wedstrijden en maken van wedstrijdoverzichten die via de trainers worden uitgereikt aan de pupillen en junioren
Pupillen en junioren inschrijven voor wedstrijden en competities en een kopie van het aanmeldingsformulier sturen aan de wedstrijdsecretaris senioren met vermelding van kosten voor de afschrijving van wedstrijdgiro (met uitzondering van competitiewedstrijden)
Verspreiden van een chronologisch overzicht van de wedstrijden waarvoor is ingeschreven en laten uitreiken via trainers
Telefonisch inlichtingen verstrekken met betrekking tot wedstrijden
Wedstrijduitslagen verzenden naar degene die de uitslagenlijst van de vereniging beheert
Lid van het Jeugdtrainersoverleg: bijwonen van vergaderingen

4.8 Coördinator nieuwe leden

Verantwoordelijkheden

De coördinator nieuwe leden is verantwoordelijk voor het opvangen en begeleiden van aspirant-leden en voor het plaatsen van nieuwe atleten in trainingsgroep die het best bij hen past.

Taken

Aanwezigheid voor op de baan voor opvang nieuwe leden. Zorgdragen voor vervanging (liefst een vaste secondant) bij afwezigheid.
Zo snel mogelijk kennismaken met elk aspirant-lid en verwachtingen en mogelijkheden met hem of haar doorspreken.
Verwijzen van een aspirant-lid naar de best passende groep(en) om eens mee te trainen.
Zorgdragen voor inschrijving van het aspirant-lid na een maand.
Op de hoogte blijven van de vorderingen van een nieuw lid en zonodig advies geven over andere groepen of mogelijkheden.

Artikel 5. Commissies van de vereniging

5.1 Beschrijving van de commissies van de vereniging

De vereniging heeft een aantal commissies die uitvoering geven aan het beleid van de vereniging en zorgdragen voor de gewenste activiteiten. De commissies worden door het bestuur benoemd (met uitzondering van de kascommissie) en sturen de notulen van hun vergaderingen naar het betreffende aanspreekpunt van het bestuur. De commissies leggen verantwoording af aan het bestuur en de ALV en leveren een bijdrage aan het jaarverslag. De vereniging kent de volgende commissies:

Redactie van het clubblad ’t Phoentje
PR- en sponsorcommissie
Studentencommissie
Jeugdcommissie
Jeugdtrainers overleg (JTO)
Technische commissie (TC)
Commissie Wegwedstrijden en Trimlopen (CWT)
Wedstrijd Organisatie Commissie (WOC)
Recreantencommissie
Kascommissie

5.2 Redactie van het clubblad ’t Phoentje

Het clubblad van AV Phoenix is het periodieke communicatiemiddel voor de leden van Phoenix, zowel voor de formele informatie / mededelingen vanuit bestuur en commissies als voor de informele communicatie tussen de leden.

Verantwoordelijkheden

De redactie is verantwoordelijk voor:

het onverkort en ongewijzigd publiceren van mededelingen van het bestuur, de ledenadministratie en de trainingscoördinatoren;
het verzamelen van overige bijdragen voor het clubblad;
het vormgeven, reproduceren en op tijd verspreiden van het clubblad, tenminste 4 keer per jaar;
het screenen van de bijdrage van de leden op ongepaste een kwetsende uitlatingen.

Taken

Bekendmaken van uiterste inleverdata en verschijningsdata in het clubblad
Verzamelen en zo nodig aanmoedigen tot leveren van kopij voor het clubblad
Lezen en eventueel bewerken van de ingeleverde kopij. De redactie heeft het recht om ongepaste kopij te weigeren en stukken in te korten, in deze gevallen wordt altijd de auteur geïnformeerd
De kopij vormgeven en klaar maken voor reproductie
Laten reproduceren van het clubblad
Verzendklaar maken van het clubblad en laten verzenden van de clubbladen

5.3 PR- en sponsorcommissie

Verantwoordelijkheden

De PR/sponsor-commissie is in zijn algemeenheid verantwoordelijk voor het promoten van de naamsbekendheid van Phoenix en het sponsorbeleid.

Taken

Het onderhouden van de contacten met de adverteerders in ’t Phoentje
Het onderhouden van de contacten met de lokale media ter promotie van Phoenix
Het zoeken naar en onderhouden van contacten met sponsors
Het zorgdragen voor up-to-date en naar doelgroep gedifferentieerd foldermateriaal
Het zorgdragen voor de ‘Phoenix-website’ met actuele informatie over de vereniging

5.4 Studentencommissie

Verantwoordelijkheden

De studentencommissie is verantwoordelijk voor de introductie en begeleiden van (nieuwe) studenten. Daarnaast is het opzetten of initiëren van nevenactiviteiten in de brede zin van het woord een verantwoordelijkheid van de commissie.

Taken

Het jaarlijks verzorgen van de introductie van nieuwe (student-)leden na de zomer;
Het actief benaderen en enthousiasmeren van studentatleten voor NSK’s (Nederlandse Studenten Kampioenschappen);
Het werven en informeren van een grote groep studenten voor de Buitenlandreis;
Het enthousiasmeren en werven van atleten voor contactwedstrijden;
Extra activiteiten naar behoefte.

5.5 Jeugdcommissie

Verantwoordelijkheden

De jeugdcommissie is in het leven geroepen om de jeugdtrainers te ontlasten bij de organisatie van activiteiten naast de trainingen. Doel van deze activiteiten is de jeugd van Phoenix betrokken te houden en te krijgen binnen de vereniging. De activiteiten worden gepland in samenspraak met de jeugdtrainers en de jeugdtrainers worden vooraf ingelicht over de komende activiteiten.

Taken

Het organiseren van de strandtraining
Het (mede)organiseren van de bliksemmeerkampen
Het organiseren van een kamp
Sinterklaasviering
Extra activiteiten naar behoefte

5.6 Technische Commissie (TC)

De doelstelling van de technische commissie is het scheppen van optimale mogelijkheden op het gebied van training en trainingsfaciliteiten en het mogelijk maken en stimuleren van wedstrijddeelname.

Verantwoordelijkheden

De technische commissie is verantwoordelijk voor:

accommodatiebeheer;
materiaalbeheer;
coördinatie en inschrijving competitieploegen;
wedstrijdsecretariaat, samenstellen ranglijsten en uitslagenverwerking;
trainingscoördinatie;
coördinatie opleidingen.

Taken

Accommodaties: vastleggen huurovereenkomsten op het juiste tijdstip, contact met de beheerders.
Materiaalbeheer: regelmatige inventarisatie materialen en zonodig aanschaf nieuwe materialen binnen het daarvoor beschikbaar gestelde bedrag. Controle op juiste wijze van gebruik van de materialen.
Coördinatie opleidingen: coördineren en informeren omtrent opleidingen op atletiekgebied, waar het trainerscursussen en dergelijke betreft.
Trainingscoördinatie: zie artikel 4.4
Wedstrijdsecretariaat: zie artikel 4.6

5.7 Commissie Wegwedstrijden en Trimlopen (CWT)

De CWT heeft als doelstelling om weg- en crosswedstrijden te organiseren.

Verantwoordelijkheden

De commissie is verantwoordelijk voor de weg- en crosswedstrijden die worden georganiseerd door Phoenix, behalve jeugdwedstrijden en de clubcross. De CWT is verantwoordelijk voor alle zaken die met de organisatie van weg- en crosswedstrijden te maken heeft.

Taken

Plannen van de weg- en crosswedstrijden-kalender van Phoenix in overleg met bestuur
Financiële planning en afhandeling van alle weg- en crosswedstrijden van Phoenix:
- opstellen van een begroting aan het begin van het seizoen, die moet worden goedgekeurd door de penningmeester van het bestuur;
- beheer eigen rekening;
- bij uitgaven > € 225 is toestemming nodig van het bestuur.
Daadwerkelijke organisatie van alle weg- en crosswedstrijden van Phoenix met betrekking tot:
- materialen;
- deelnemers;
- vrijwilligers;
- contacten gemeente, politie etc.;
- promotie vooraf en achteraf;
- sponsorcontacten.
Rapportage en overleg met betrekking tot het beleid met het bestuur: bespreking kalender, begroting, stand van zaken aan het begin van het seizoen, beleid en financieel jaaroverzicht.

5.8 Wedstrijdorganisatie commissie (WOC)

De WOC heeft als doelstelling (baan)wedstrijden te organiseren zowel voor de eigen vereniging als ook regionale of landelijke wedstrijden.

Verantwoordelijkheden

De commissie is verantwoordelijk voor alle baanwedstrijden (en de clubcross) die worden georganiseerd door Phoenix, inclusief de jeugdwedstrijden. De WOC is verantwoordelijk voor alle financiële, technische en logistieke zaken die met de wedstrijden te maken hebben.

Taken

Plannen van de baanwedstrijdkalender van Phoenix in overleg met bestuur
Financiële planning en afhandeling van alle baanwedstrijden van Phoenix:
- opstellen van een begroting aan het begin van het seizoen, die moet worden goedgekeurd door de penningmeester van het bestuur;
- beheer eigen rekening;
- bij uitgaven > € 225 is toestemming nodig van het bestuur.
Organisatie van de volgende wedstrijden:
- Baanwedstrijden. De WOC organiseert verschillende soorten baanwedstrijden. Ieder jaar zal er minimaal 1 jeugdwedstrijd worden georganiseerd. Het soort baanwedstrijd (instuif/competitie/meerkamp) kan wisselen en ook de verdeling van het soort wedstrijden over de jaren kan wisselen. Bij de organisatie behoort ook het op de hoogte blijven van de laatste reglementswijzigingen, het verzorgen van de communicatie met KNAU over data en onderdelen, de regiokalendervergadering, reserveren van de baan en ET en contact met de TC over eventueel benodigde materialen.
- Clubcross: organisatie van de clubcross in het Panbos aan het einde van het winterseizoen.
- Clubkampioenschappen: organisatie van de clubkampioenschappen aan het einde van het baanseizoen. De onderdelen liggen niet vast.
- Incidentele wedstrijden: organiseren van (grotere) wedstrijden, zoals een NK-veldloop voor veteranen of een pupillen-crosswedstrijd. De organisatie van dit soort wedstrijden kan in samenwerking met de CWT worden gedaan.
Organisatie van de benodigde jurycursussen voor het jurycorps.

5.9 Recreantencommissie

Verantwoordelijkheden

De recreantencommissie is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de recreantenafdeling van de vereniging.

Taken

Communicatie: Opstellen en verspreiden van een jaarkalender met activiteiten (ook via het clubblad), recreantenledenlijst bijhouden en verspreiden, wegwijs maken nieuwe leden in samenspel met de coördinator nieuwe leden, voorlichting aan recreanten over verenigingsactiviteiten, contact met bestuur.
Activiteiten: In de gaten houden of voldoende mensen op tijd de organisatie van gezamenlijke evenementen op zich nemen, stimuleren van recreanten om mee te doen met activiteiten georganiseerd door de vereniging.
Trainingen: Signaleren van knelpunten en wensen binnen de trainingsgroep (bijvoorbeeld groepsgrootte, trainingsbehoefte voor clubkampioenschappen), deelname aan recreantentrainersoverleg.
Bekendheid binnen de vereniging: Stimuleren integratie met de andere groepen door mee te doen met gemeenschappelijke activiteiten, zorgdragen dat er van georganiseerde recreantenactiviteiten stukjes geschreven worden in het clubblad.

5.10 Kascommissie

De kascommissie wordt benoemd tijdens de algemene ledenvergadering door de leden. De aanstelling, taken en verantwoordelijkheden van de kascommissie zijn beschreven in de statuten artikel 15 lid 3 t/m 5.

Artikel 6. Overige activiteiten verzorgd door de vereniging

De vereniging draagt zorg voor de volgende faciliteiten of activiteiten:

Trainers
Administratie records en wedstrijdresultaten
Massage
Kantine

6.1 Trainers

De vereniging stelt voor elke trainingsgroep 1 of meer trainers aan. Per trainer wordt een contract opgesteld met de afspraken die voor de betreffende trainer gelden. In hoofdlijnen betreft dit:

de activiteiten die van de trainer worden verwacht;
de vergoedingen die de trainer krijgt:
- trainingsvergoeding afhankelijk van opleiding en ervaring;
- vergoeding voor coaching bij wedstrijden waar minimaal 2 atleten bij aanwezig zijn (maximaal 1 wedstrijd per week, vergoeding is gelijk aan de trainingsvergoeding);
- onkosten voor het volgen van cursussen en bijscholing in overleg met het bestuur.

6.2 Administratie records en wedstrijdresultaten

Binnen de vereniging wordt iemand aangewezen die de records en wedstrijdresultaten bijhoudt. De uitslagen van wedstrijden worden doorgestuurd naar deze persoon. Hij of zij stelt de (seizoens-) ranglijsten samen en verzorgt de publicatie van de uitslagen (en ranglijsten) in het clubblad.

6.3 Massage

De vereniging zorgt ervoor dat een masseur beschikbaar is, waar de wedstrijdatleten gebruik van kunnen maken. Naast de bijdrage die aan de atleten die hiervan gebruik maken wordt gevraagd, ontvangt de masseur een vrijwilligersvergoeding van de vereniging.

6.4 Kantine

De vereniging maakt afspraken met de beheerders van de kantines bij de atletiekbanen over het gebruik van deze kantines. Er wordt naar gestreefd de kantines ter beschikking van de leden te hebben op de volgende momenten:

na afloop van de trainingsavonden;
tijdens wedstrijden;
voor specifieke gelegenheden als algemene ledenvergaderingen, cursussen, lezingen en feestactiviteiten.

Artikel 7. Wedstrijddeelname

7.1 Wedstrijdlicentie

Wedstrijdatleten die aan wedstrijden deelnemen dienen in het bezit te zijn van een KNAU-wedstrijdlicentie. Deze is één kalenderjaar geldig. De wedstrijdlicentie is aan te vragen via de ledenadministratie.

7.2 Clubtenue

Het dragen van het door de algemene ledenvergadering vastgestelde clubtenue is verplicht bij deelname aan wedstrijden waarbij een KNAU-wedstrijdlicentie is vereist.

Het clubtenue van de vereniging bestaat uit:

een zwarte broek met gele bies aan de zijkant met in de gele bies een diagonale witte streep;
een singlet met aan de voorkant op bovenste witte helft het Phoenix logo in zwarte bedrukking, de onderste helft van de voorkant is zwart. Van de achterkant van het singlet is de bovenste helft wit en de onderste helft geel, het gele vlak loopt onder de armen door naar voren tot het zwarte vlak.

In deze kleurencombinatie zijn de volgende kledingstukken vastgesteld: korte en lange tight, short, singlet, topje en sprintpak. Het tenue geldt zowel voor de zomer als de winter en is voor senioren (dames en heren) en jeugd gelijk.

Artikel 8. Bekerbeleid

De vereniging reikt jaarlijks een aantal verschillende bekers uit onder haar leden, wanneer wordt voldaan aan de aan de bekers gerelateerde eisen.

8.1 Prestatiebekers

De vereniging beschikt over de volgende prestatiebekers Sinds:

Senioren Heren Herman de Jong beker 1971
Senioren Dames 1978
Veteranen Heren en Dames 1993
Junioren Jongens ABCD Herman Verheul beker 1980
Junioren Meisjes ABCD 1983

Richtlijnen voor uitreiking

De volgende richtlijnen worden gehanteerd voor het uitreiken van de prestatiebekers:

Minimaal 5 wedstrijdprestaties bij senioren, 3 bij junioren/veteranen
De beste prestatie, rekening houdend met NK’s en absolute prestaties. Hiervoor kan jaarlijks een schaal worden opgesteld die is gerelateerd aan de landelijke prestaties binnen de verschillende wedstrijdonderdelen.

Er wordt naar gestreefd de prestaties zo objectief mogelijk te meten.

Voordrachten

De voordrachten geschieden door de Technische Commissies in overleg met trainers. De beslissing wordt door het bestuur genomen. Aangezien de voordrachten in principe uit unanieme keuzes zouden moeten bestaan, is deze beslissing in feite een formaliteit.

8.2 Aanmoedigingsbekers

De vereniging beschikt over de volgende aanmoedigingsbekers: Sinds:

Senioren BormBokaal 1998
Jeugd 1998

Richtlijnen voor uitreiking

De aanmoedigingsbekers zijn bedoeld om mensen binnen de vereniging in de schijnwerper te zetten die gezien de omstandigheden bijzondere wedstrijdresultaten neerzetten. De richtlijn hiervoor is:

Er wordt niet gekeken naar een absoluut niveau maar naar relatieve verbeteringen. Voorbeelden zijn atleten die in één seizoen veel progressie hebben geboekt; atleten die na een ziekte of blessure sterk zijn teruggekomen; atleten die op latere leeftijd nog opmerkelijke vooruitgang boeken.

De aanmoedigingsbekers worden altijd uitgereikt.

Voordrachten

8.3 Kaderbeker

De vereniging beschikt over één kaderbeker: Sinds:

Kaderbeker Koos en Jannet Vermeulen beker 1985

Richtlijnen voor uitreiking

De kaderbeker is bedoeld om iemand binnen de vereniging in de schijnwerper te zetten die zich als vrijwilliger heeft onderscheiden. Richtlijn hiervoor is een opmerkelijke, belangenloze inzet voor de vereniging. Bestuursleden zijn uitgesloten van toekenning.

Voordracht

Voordracht en toekenning geschiedt door het bestuur.

Artikel 9. Sponsoring

De vereniging kan zich op verschillende manieren voor verschillende onderdelen (zoals clubblad, kleding, wedstrijden) laten sponsoren. Hiervoor gelden de volgende richtlijnen:

Wanneer een sponsor wordt geworven die exclusieve rechten verlangt (geen andere bedrijven in dezelfde branche), dient overleg met het bestuur plaats te vinden;
Bepaalde soorten sponsoring (zoals bijvoorbeeld sigarettenreclames), waarvan het bestuur acht dat deze niet strookt met het karakter of het imago van de vereniging, kunnen op principiële gronden worden geweigerd.

Artikel 10. Slotbepalingen

In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet of bij twijfel over de uitleg, beslist het bestuur. Wijzigingen van het huishoudelijk reglement kunnen alleen door de algemene ledenvergadering plaatsvinden. Het huishoudelijk reglement is, evenals de statuten, door alle leden op te vragen bij het bestuur.

Beeld: Dariusz Sankowski via Pixabay