Bijzondere Algemene Ledenvergadering op 21 november 2024: hier moet je bij zijn!

In de vorige UP-date (nr 9) hebben we een Bijzondere Algemene Ledenvergadering (BALV) aangekondigd voor 4 november. Deze heeft plaatsgevonden. Hierbij is echter niet het vereiste aantal leden (quorum) aanwezig geweest om een besluit te nemen.

Volgens de statuten schrijven we nu een nieuwe BALV uit, waarin het besluit tot fusie kan worden genomen met twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen, ongeacht het aantal aanwezig of vertegenwoordigde leden.

We nodigen je uit voor:

Bijzondere Algemene Ledenvergadering

• Donderdag 21 november 2024
• Aanvang 20.30 uur
• Voor Phoenix-leden in het SVDU-paviljoen op Maarschalkerweerd
• Voor U-Track leden op de Mytylschool bij Maarschalkerweerd

Agenda

Op de agenda staat weer één agendapunt, namelijk Besluit Voorstel tot Fusie. Leden kunnen ‘voor’ of ’tegen’ stemmen of zich ‘onthouden’ van stemming. Als dit voorstel wordt aangenomen gaan AV Phoenix en U-Track per 1 januari 2025 verder als één vereniging: Utrecht Atletiek.

We willen onze leden oproepen om in grote getale aanwezig te zijn! Mocht je zelf niet kunnen die avond, probeer dan iemand een volmacht te geven. Let op: deze volmacht is anders dan die je misschien voor de BALV van 4 november hebt afgegeven. Je moet dus een nieuwe volmacht afgeven wil je dat je stem meetelt.

Na afloop van de stemming zal er, natuurlijk afhankelijk van de uitslag, een sneak preview zijn van de nieuwe clubkleding en huisstijl. En we hopen dat we dit alles met een drankje kunnen beklinken!

Procedure

• Om een besluit te nemen stellen onze statuten (zowel AV Phoenix als U-Track) dat er tenminste 2/3e van de leden van de vereniging (aanwezig danwel via een volmacht) VOOR het fusievoorstel moeten stemmen.
• Leden kunnen ‘voor’ of ’tegen’ stemmen of zich ‘onthouden’ van stemming.
• Het fusievoorstel is één geheel: er kan niet over delen van het voorstel gestemd worden.
• Een stemgerechtigd lid kan voor één ander lid als gevolmachtigde optreden. Het afgeven van een volmacht gebeurt door middel van bijgevoegd ingevuld volmachtbewijs. LET OP: dit is een volmacht voor 21 november, het volmachtbewijs van 4 november kan NIET meer gebruikt worden. Ook moet het volmachtbewijs fysiek getoond worden, dus een versie op een telefoon etc. is niet toegestaan.
• Stemrecht hebben Phoenix-leden van 14 jaar en ouder en U-Track leden van 15 jaar en ouder. Voor leden die jonger zijn, kan de wettige vertegenwoordiger als stemgerechtigde optreden.

Bijlagen

I: Voorstel tot Fusie d.d. 3 oktober 2024 (vanwege privacy-redenen zijn bepaalde prive-gegevens van bestuursleden zwart gemaakt. Indien je het originele document toch wilt inzien dan kan dat bij de secretaris. Het origineel zal ook ter inzage liggen tijdens de BLV)
Bijlage I: Getekend Fusievoorstel

II: Statuten van de nieuwe vereniging. Hiernaar wordt in het voorstel verwezen. Bij het opstellen van de statuten zijn de modelstatuten van de Atletiek Unie als uitgangspunt genomen.
Bijlage II: Statuten

III: Volmachtbewijs voor BALV 21 november 2024
Bijlage III: Volmacht BALV

IV: Ter informatie is ook de eerder verstrekte Informatie over de fusie tussen AV Phoenix en U-Track als bijlage toegevoegd. Op de laatste pagina staat een overzicht van de aanpassingen t.o.v. eerdere versies. Aan deze informatie kunnen geen rechten wordt ontleend.
Bijlage IV: Informatie Fusie Voorstel

V: Notulen BALV 4 november 2024
Bijlage V: Notulen BALV 4 november

 

Mochten er vragen zijn over de fusie in het algemeen, vraag het Karola via [email protected], [email protected] of per telefoon: 06-13169375.

Met sportieve groet,

Het bestuur van AV Phoenix en U-Track