Fusietraject: oprichting stuurgroep en werkgroepen, denk je mee?
We zijn verheugd om jullie te informeren dat tijdens de Algemene Ledenvergaderingen van vrijdag 22 maart bij AV Phoenix en maandag 25 maart bij U-Track een positieve stemming heeft plaatsgevonden met betrekking tot het ingaan van de volgende fase van een mogelijke fusie: het formeren van een stuurgroep en werkgroepen die de fusieplannen voorbereiden.
Bij Phoenix hebben 37 leden vóór gestemd, waren er 3 onthoudingen en 2 tegenstemmen. Bij U-Track hebben 48 leden vóór gestemd.
Tijdens de behandeling van dit onderwerp tijdens de ALV´s zijn verschillende belangrijke punten naar voren gebracht, waaronder:
- het risico op zich misschien minder betrokken/verantwoordelijk voelen en dan ‘duikgedrag’ vertonen als er een grotere groep met trainers is;
- de te leggen puzzel bij de jeugd met grote groepen;
- bestaande druk op de trainers en drie locaties.
Ook werden er zorgen geuit met betrekking tot het tijdspad voor het uitwerken van fusieplannen door de werkgroepen. Deze punten zullen in het vervolgtraject zorgvuldig worden overwogen en behandeld.
Vervolgtraject
Stuurgroep
Zoals in de presentatie op de ALV’s is aangegeven zal er voor het vervolgtraject een stuurgroep en diverse werkgroepen worden samengesteld. De stuurgroep zal een overkoepelende blik werpen op het fusieproces en de voortgang van de werkgroepen begeleiden. Waarbij zij ook de verenigingsstructuur (de bestuursstructuur inclusief taakverdeling, de commissie-vorming, de rol van de verenigingsmanager) vorm gaat geven, alsook de algemene overlegstructuur. Hierbij zal ook aandacht zijn voor de positionering van studenten van AV Phoenix en de HLG-bosgroep van U-Track. Verder geeft de stuurgroep aandacht aan de juridische aspecten van een fusie. De stuurgroep zal uit zes leden bestaan, waarbij twee leden afkomstig zijn uit de huidige besturen. Binnen de stuurgroep onderkennen we de rol van voorzitter en (project)secretaris.
Werkgroepen
De werkgroepen krijgen de opdracht om, ieder voor hun eigen aandachtsgebied, uit te werken hoe zij de situatie zien, nadat de fusie volledig is afgerond. Met hierbij:
- Hoe zijn hierbij de voordelen geoptimaliseerd?
- Wat is het antwoord op de nadelen?
- Hoe om te gaan met zorgen en aandachtpunten?
- Welke stappen, tijdspad en betrokkenheid van wie bij een eventuele realisatie?
Er zullen werkgroepen worden geformeerd voor onderstaande 7 aandachtsgebieden. Naast de vermelde punten zal er voldoende ruimte zijn om de opdracht verder zelf in te vullen. Het is aan de werkgroepen zelf om invulling te geven aan hoe zij willen samenwerken. Wat betreft de doorlooptijd is gekozen voor focus en niet voor een lange doorlooptijd. De resultaten van de werkgroepen worden uiterlijk 10 juni a.s. verwacht.
- Jeugd (evt. op te splitsen in subgroep pupillen en junioren)
Focus op het (door)ontwikkelen van een geïntegreerd jeugdbeleidsplan met strategische en operationele richtlijnen voor hoe om te gaan met drie locaties, groepsopbouw, de aanpak van trainingen en wedstrijden en de begeleiding, werving, ontwikkeling en ondersteuning van trainers, evenals een omvattende jaarplanning. Het plan voorziet tevens in hoe de onderlinge afstemming van betrokkenen vorm te geven waaronder die met ouders. - Masters, technische nummers, wedstrijdatleten en studenten
Beleid t.a.v wedstrijdatleten en overige technische nummers/studenten. Aandacht voor bestaande afspraken en meerdere locaties, de coördinatie en de regels voor (incidenteel) trainen bij een andere groep. - Recreanten en (middel)lange afstandlopers
Aandacht voor: (middel)lange afstandlopers, HLG+Panhuys en recreanten. Met name de verschillende locaties, over en weer deelnemen aan trainingen en coördinatie. - Accommodaties en materiaal
Focus op het beheer en gebruik van faciliteiten zoals de drie banen, U-Steck, het Panboshuisje, en de krachthonken in Overvecht en Maarschalkerweerd als ook de materialen. - Eigen wedstrijden en vereniging brede evenementen
Uitgaan van losstaande organisatie-teams of een overkoepelende WOC. Inventariseren welke eigen wedstrijden er zijn, wie de organisatoren zijn en welke middelen worden ingezet. - Communicatie
- Naamgeving van de nieuwe vereniging
- Clubkleding/huisstijl
- Website, social mediakanalen
- Algemene communicatie naar leden
- Sponsoring
- Financiën en ledenadministratie
Houdt zich bezig met het samenvoegen van kostenstructuren en vermogens, het ontwikkelen van een nieuwe contributie- en trainersvergoedingenstructuur. Ook zal zij uitwerken hoe de financiële- en ledenadministratie als ook de processen eruit kunnen gaan zien.
We verwachten van werkgroepleden dat zij circa twee a drie avonden per maand beschikbaar zijn, in de periode april t/m juni, en hiernaast ook tijd (enkele uren per week), kunnen besteden om het e.e.a. verder uit te werken. We willen iedereen die nu al nauwe betrokkenheid heeft bij een aandachtsgebied of interesse heeft van harte uitnodigen om deel te nemen aan een werkgroep. Interesse kan uiterlijk 7 april kenbaar gemaakt worden via de link hieronder. Je wordt vervolgens benaderd door een bestuurslid met verdere informatie.
Geef je op voor een van de werkgroepen
Op basis van de output van de werkgroepen zullen de besturen in juli/augustus opnieuw vaststellen of een fusie als de beste route van samenwerking wordt gezien. Zo ja, dan zullen in september bijzondere ledenvergaderingen zijn waarin een uitgewerkt voorstel tot fusie voor besluitvorming wordt voorgelegd.
We willen alle leden bedanken voor hun betrokkenheid en steun bij dit belangrijke proces. Samen zetten we stappen naar een veelbelovende toekomst voor AV Phoenix en U-Track.
Mochten er vragen zijn dan graag contact opnemen met Karola via [email protected], [email protected] of per telefoon: 06-13169375
